Dúvidas gerais para tratamento em Documentos

Orientações para sanar dúvidas relacionadas a documentos.

1 - Localizar Documentos Previsão x Realizado.

Na tela dos documentos do Previsão e Realizado existe o parâmetro Tipo, Série, Número, Classificação e Data Movimento para realizar os filtros pelos tipos de documento que são lançados pela tela.

Nas telas do Previsão e Realizado existe o parâmetro "Listar os Documentos do Realizado" para o Previsão e "Listar os Documentos do Previsão" para o Realizado, onde quando marcados, habilita o botão Doc. Rel. (Documento Relacionado) onde lista o documento vinculado ao documento de origem do Previsão ou Realizado.

Ao alterar documento do Previsão, existe a aba "Documento do Realizado" na qual lista o documento vinculado.

Ao alterar documento do Realizado, existe a aba "Documento do Previsão" na qual lista o documento vinculado.

2 - Alteração em Documento do Previsão.

Existem algumas informações do documento do previsão que podem ser alteradas mesmo que o documento esteja transformado em Realizado, como por exemplo:

1 - Despesa, desde que não influencie no total do documento.

2 - Financeiro, desde que não seja alterado de forma de pagamento A PRAZO para À VISTA.

3 - Observação, não será replicada a informação digitada para o Realizado.

4 - Comissão.

3 - Alteração em Documento do Realizado.

Para os documentos Tomados (Compra) é possível alterar algumas informações, mas com o alerta de que se a empresa envia o arquivo do Sped, após as alterações feitas nas Notas Fiscais deve-se ser gerado um novo arquivo do Sped.

1 - Tipo, série e número, através do botão "Troca Numeração".

2 - Impostos dos itens.

3 - Chave de acesso da NF-e.

4 - Observação.

4 - Desativar emissão de Nota Fiscal de determinada classificação (mediante e-mail do contador).

Para alguns estados não é obrigatório a emissão de Nota Fiscal para alguns documentos, por exemplo, emitir Nota Fiscal de Quebra, desta forma, deve-se solicitar um e-mail do contador para que seja desativado a emissão da Nota Fiscal da classificação Quebra.

Para desativar a emissão da Nota Fiscal, deve-se alterar o cadastro da classificação em Cadastro > Documento > Classificação, alterar a classificação que será configurada e na guia Configurações Especiais > marcar o parâmetro "Utiliza Tipo e Série diferenciada" e configurar o tipo de série para "Documento de Saída Emitido" para as Saídas e "Documento de Entrada Emitido" para as Entradas, pode ser colocado Letras com AJ para o Tipo e a série deve ser númerica.

5 - Ajuste de Estoque do Previsão.

Rotina utilizada para ajustar o Estoque, na qual é feito o ajuste no Previsão e obrigatoriamente deve ser realizado, neste tela é informado o saldo desejado, onde o sistema automaticamente gera um documento de Previsão de Entrada por Outros para o Item (quando o entra saldo para o item) e\ou um documento de Previsão de Saída por Outros (quando sai saldo do item). Estes documentos não devem ser realizados pela tela de Entrada ou Saída por Outros, deve ser realizado pela tela de Previsão e Ajsute de Estoque.

Obs: Ao realizar será aberto duas telas: Entrada Realizada por Outros e Saída Realizada por Outros, na qual para a Entrada o padrão da classificação é a "Bonificação" e para a Saída é a "Quebra". Caso o cliente não queira emitir Nota Fiscal para esta operação deve ser solicitado um e-mail do contador para que seja alterado no cadastro das classificações Bonificação e Quebra o parâmetro para não emitir Nota Fiscal, conforme item 4. Pode ser utilizado uma classificação específica para este tipo de processo, por exemplo, uma classificação que a empresa não utiliza para movimentações de outros: Transformação, por exemplo.

6 - Despesa automática que negativa Custo\Lucro.

No cadastro da classificação existe o parâmetro "Gerar uma Despesa negativando o custo do item conforme o valor lançado". Quando houver esta opção marcada, ao lançar documento de Previsão de Saída por Outros ou Previsão de Entrada por Outros para a classificação configurada, o sistema automaticamente gera uma Despesa automática que zera o custo (entrada) e lucro (saída), é utilizado para que movimentações, por exemplo, de Saída por Outros (Quebra) não liste como valores nos relatórios de Faturamento e desconte do lucro da empresa, para as entradas, por exemplo, Entrada por Outros (Doação), quando uma mercadoria é doada e não a empresa não teve custo com esta movimentação de entrada no sistema, a mercadoria entrará com custo zero no sistema.

Para utilizar esta opção, deve-se ser informado forma de pagamento para a Despesa que negativa o custo em Cadastro > Documento > Classificação > Despesa, parâmetro Forma de pagamento (pode ser informado cadastro de forma de pagamento que não gera financeiro para este tipo de lançamento de despesa) e Tipo de Receita e Despesa, caso seja obrigatório para Documentos, mas se a Despesa Automática não gera financeiro não irá listar nos relatórios de Balancete Financeiro.

7 - Troca de Produtos.

Há a possibilidade de trocar os produtos de documentos já realizados tanto para as empresas utilizam Lote quanto para as empresas que utilizam custo médio:

Lote: Troca de Produtos e Lotes de Documentos de Saída no Previsão

Custo Médio: Troca de Produtos de Documentos de Saída no Previsão.

Obs: Somente é possível trocar produtos de documentos já realizados, caso o item que esteja sendo trocado seja do mesmo tipo de item do que está no lançamento, onde o sistema verifica o NCM do item se é da mesma nomenclatura do item trocado.

8 - Modelos de Documentos.

Para Nota Fiscal Eletrônica utiliza-se o modelo de Nota Fiscal 55, onde para que seja solicitado para o usuário informar chave de acesso para Documentos de Compra (Tomados) deve-se configurar em Cadastro > Documento > Classificação > Pesquisar pela classificação, por exemplo Compra, alterar e na guia Modelos de Documentos Fiscais alterar o parâmetro "Código do Modelo" para 55 - NOTA FISCAL ELETRÔNICA - NF-E.

Obs: Para os Documentos de Saída Emitidos não deve ser configurado o modelo 55 para emissão da NF-e, pois o modelo é preechido automaticamente, quando solicitado a emissão da NF-e.

9 - Status de Documentos.

Para trabalhar com status de documentos deve-se habilitar o parâmetro no Esquema da Empresa > Documento > Previsão, parâmetro 42 - Utiliza controle de status de documento.

Documentos com status "Aberto" não movimentam financeiro. Somente irá gerar o financeiro após o documento ser fechado, pode ser utilizado a tela Documentos do Previsão Geral para Fechar vários Documentos de uma vez, utilizando o check "Permite Multi Seleção".

10 - Identificar se a Devolução foi vinculada e qual documento de origem.

Para emitir Nota Fiscal de Devolução (Entrada ou Saída) é obrigatoriamente necessário vincular o documento de origem (compra, venda, etc.), é possível identificar na própria tela de Previsão de Entrada por Devolução ou Previsão de Saída por Devolução que o documento foi vinculado, é necessário alterar o documento de Devolução e selecionar o item, no campo "Reg Relac." se houver informação do registro quer dizer que é o registro do documento original.

Pode ser identificado através do relatório Extrato de Movimentação de Produtos, filtrar pelo Produto e informar o período, para saber qual a devolução vinculada ao documento, deve-se clicar na linha do documento (Devolução) e será listado o documento de origem embaixo.

Tela de Previsão de Entrada\Saída por Devolução

Caso o documento de Previsão de Entrada por Devolução foi feito com vinculo com o documento de origem, no relatório Extrato de Movimentação de Produtos listará o documento vinculado.

Caso o documento de Previsão de Entrada por Devolução tenha sido feito sem o vinculo (campo "Reg Relac" em branco) e este documento tenha vinculado título a abater do documento de origem, é possível consultar na tabela UT_DOCTO_BAIXA_DEVOL, o documento de devolução que efetuou o vínculo.

Por exemplo: Foi feito uma venda X que gerou o título Y, e ao excluir a venda X é apresentado mensagem de que está vinculado ao documento de devolução (mas não lista o número porque a devolução não foi feita com o vínculo com a venda), é possível consultar o título financeiro no contas a receber Y e verificar o número do título da Venda X, feito isso, deve-se consultar na tabela UT_DOCTO_BAIXA_DEVOL pelo campo K_UTTFCODIGO pelo número do título, na qual irá listar qual foi a Devolução que utilizou o título para vínculo com a Devolução.

Obs: Documentos\Títulos a Abater deve ser feito somente com Devoluções com Vínculo para não ocorrer este problema, deve-se orientar o cliente a não fazer devolução sem vínculo se ele quiser abater o título de origem, que no exemplo acima seria o título que foi gerado pela Venda.